Proteggi i dati del tuo Studio Medico
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PRIVACY NELLO STUDIO MEDICO: E’ FACILE SE SAI COME FARE!
Il richiamo al titolo del famoso libro (stampato in milioni di copie) che prometteva di far smettere di fumare è più che evidente e la citazione non vuole essere una forzatura: Allen Carr avrebbe iniziato, in questo caso, dicendo che il nostro cervello non riesce a pensare al negativo (ad un non-cavallo per esempio o al non-cielo) quindi qui non troverai l’aspetto negativo del mancato adeguamento Privacy: sanzioni economiche anche molto gravose o il rischio di finire sotto processo civile o penale, il rischio di fare una brutta figura con il paziente… qui troverai tutta una serie di aspetti che ti possono solo aiutare ad avere consapevolezza.
1. Perché la privacy riguarda ogni medico?
Molti pensano che la privacy sia una cosa complicata o che riguardi solo chi lavora con grandi banche dati o computer. In realtà, anche il medico di famiglia o lo specialista con uno studio privato deve rispettare regole molto precise sulla protezione dei dati dei pazienti. Basta scrivere un nome su un'agenda o fare una fattura per trovarsi a gestire "dati personali".
Il GDPR (Regolamento Europeo sulla Privacy) ci dice che ogni azione che coinvolge informazioni su una persona è un "trattamento di dati". Quindi: prendere un appuntamento, scrivere una cartella clinica, inviare dati al commercialista, conservare referti o fare una prescrizione medica sono tutti "trattamenti".
Risultato? Tutti I professionisti devono seguire le regole del GDPR. In modo specifici medici in quanto maneggiano “dati sensibili”.
Basta far caso a quante volte, anche solo durante le visite, il paziente abbassa la voce, quasi a far intendere il grado alto di riservatezza che chiede a chi cura i suoi malanni
2. Cosa deve fare un medico per essere in regola?
Ci sono alcune cose fondamentali che ogni medico deve fare:
- Preparare e mettere in condizione i pazienti di leggere l’informativa sulla privacy, chiara e semplice ma che fotografi come e quando e perchè saranno trattati I dati personali proprio in quello specifico studio e non in un altro;
- Valutare se serve o meno chiedere il consenso scritto ai pazienti (spesso non serve per le cure);
- Tenere un Registro dei Trattamenti dei dati, anche in formato Excel;
-Formare il personale (se c'è) e dare loro incarichi scritti;
- Mettere in atto misure per proteggere i dati, sia su carta che al computer;
- Avere un piano di emergenza in caso di furto, perdita o violazione di dati ("data breach").
3. L'informativa: cos'è e cosa ci deve essere scritto?
L'informativa è un foglio (che è bene affiggere in una zona di passaggio dello studio) e che spiega al paziente quali dati vengono raccolti, perché, da chi, per quanto tempo e chi potrà leggerli. Deve essere scritta in modo comprensibile.
Ci devono essere:
-I dati del medico (nome, studio, contatti);
- Lo scopo del trattamento (cura, diagnosi, obblighi fiscali, difesa legale);
- Chi potrà avere accesso ai dati (segreteria, commercialista, collaboratori);
- Quanto a lungo saranno conservati i dati;
- I diritti del paziente (ad esempio: sapere quali dati ha il medico, chiedere correzioni o cancellazioni);
- Se i dati vanno in Paesi fuori dall’Unione Europea (di solito no, ma se si usano certi software è possibile).
4. Serve il consenso scritto del paziente?
No, non serve il consenso scritto per curare un paziente. La legge già permette questo tipo di trattamento dei dati.
Serve invece:
- Se si inviano newsletter;
- Se si usano app non legate alla telemedicina ufficiale;
- Se si partecipa a studi scientifici, condivisione di casi clinici, ecc.
In questi casi, meglio usare moduli scritti firmati.
5. Il Registro dei Trattamenti: che cos'è?
È un documento che dice quali dati vengono trattati, da chi, per cosa, con quali strumenti, chi li vede, quanto si conservano, ecc. (anche un file Excel va bene).
È obbligatorio per i medici perché trattano dati sanitari, che sono molto delicati.
6. La sicurezza dei dati: cosa significa?
Significa che il medico deve proteggere le informazioni dei pazienti:
- Se usa carta, deve tenere tutto sotto chiave;
- Se usa il computer, deve usare password, antivirus e backup;
- Se ha personale, deve formarlo e controllare chi accede ai dati;
- Se succede un furto o un errore, bisogna avvisare il Garante entro 72 ore.
7. Collaboratori, segreteria, consulenti: cosa fare?
Chiunque abbia accesso ai dati deve ricevere un incarico scritto. Il medico deve dire cosa può fare quella persona con i dati (e cosa no).
Esempi:
- Alla segretaria: incarico per gestire appuntamenti e contatti;
- Al collaboratore medico: nomina come responsabile del trattamento;
- Al commercialista: incarico per gestire le fatture.
8. E se c'è una violazione dei dati (Data Breach)?
Esempi:
- Furto del computer;
- Ingresso non autorizzato in studio;
- Email mandata alla persona sbagliata con dati sensibili.
Cosa fare:
- Bloccare subito la violazione;
- Fare una relazione scritta;
- Informare il Garante Privacy entro 72 ore;
- Informare il paziente se ci sono rischi per lui.
9. Dubbi frequenti
- Il paziente può chiedere i suoi dati? Sì, ma il medico può tenere copia per difendersi in giudizio.
- Il paziente può delegare qualcuno? Sì, ma serve la delega scritta.
- Posso usare WhatsApp con i pazienti? Meglio di no: non è sicuro.
- Devo conservare i dati per sempre? No, ma almeno per 10 anni dopo la fine del rapporto di cura.
10. Conclusione: la privacy è parte della buona medicina
Essere in regola con la privacy significa rispettare il paziente.
Significa anche tutelare se stessi come professionisti.
Non è solo burocrazia: è responsabilità, serietà e rispetto.
Il rapporto di fiducia inizia anche da qui.
Privacy per lo Studio Medico – 5 errori che fanno rischiare sanzioni
Come evitare sanzioni (anche gravi) e tutelare la propria professione medica
Il trattamento dei dati sanitari è una responsabilità giuridica personale del medico. Le norme del Regolamento Europeo GDPR sono in vigore dal 2018 e prevedono sanzioni amministrative fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato. In Italia, l’Autorità Garante per la Privacy ha già multato decine di studi medici per inadempienze evitabili.
Ecco 5 errori comuni che mettono a rischio lo studio e la reputazione del professionista:
1. Non avere un registro dei trattamenti aggiornato
Errore: molti studi non sanno nemmeno cos’è il “Registro delle attività di trattamento”, oppure ne possiedono uno generico e mai aggiornato.
Conseguenze: in caso di controllo o ispezione da parte del Garante o della ASL, l’assenza del registro è considerata violazione grave.
Soluzione: redigere un registro personalizzato, che descriva puntualmente dati trattati, finalità, base giuridica, modalità e misure di sicurezza.
2. Informative e consensi copia-incolla o mai aggiornati
Errore: vengono utilizzati modelli trovati online o forniti da terzi anni prima del GDPR.
Conseguenze: informative e consensi errati sono nulli. Il trattamento diventa illecito anche se in buona fede.
Soluzione: predisporre informative chiare, specifiche e aggiornate che includano i diritti dei pazienti, i tempi di conservazione, le basi giuridiche, e l’identità del titolare del trattamento.
3. In segreteria il personale non è formalmente autorizzato
Errore: il medico dà accesso ai dati alla segretaria (o a collaboratori) senza nomina formale né istruzioni scritte.
Conseguenze: in caso di data breach, l’Autorità potrebbe ravvisare omesso controllo e mancata formazione del personale.
Soluzione: occorre nominare e istruire per iscritto ogni persona che accede ai dati. In alcuni casi è obbligatoria una formazione base sulla riservatezza.
4. Mancanza di misure di sicurezza informatica
Errore: password semplici, PC condivisi, assenza di backup, invio di dati sensibili via email senza crittografia.
Conseguenze: in caso di furto, smarrimento o attacco hacker, il medico è responsabile del danno.
Soluzione: implementare misure minime di sicurezza: password robuste e riservate, backup regolari, crittografia o PEC per l’invio di referti e dati clinici.
5. Nessuna procedura per gestire le richieste dei pazienti o i reclami
Errore: il paziente chiede copia dei suoi dati o di essere cancellato, ma lo studio non ha una procedura.
Conseguenze: ritardi, risposte errate o mancate risposte aprono le porte a segnalazioni al Garante.
Soluzione: predisporre procedure semplici ma documentabili per esercizio dei diritti da parte dell’interessato (accesso, rettifica, opposizione, cancellazione, ecc.).
Il tuo studio è in regola?
Bastano pochi controlli e interventi mirati per evitare sanzioni e tutelare la reputazione professionale.
Offriamo una prima consulenza gratuita, senza impegno, per valutare insieme:
- rischi e punti critici del tuo studio
- adempimenti obbligatori
- documentazione mancante
- soluzioni concrete
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