Privacy e Farmacie: Tutto Quello che Devi Sapere

Negli ultimi anni, la farmacia non è più solo un luogo dove si acquistano farmaci, ma un vero e proprio presidio sanitario in cui vengono trattati ogni giorno migliaia di dati personali e dati sensibili dei cittadini: dalle prescrizioni alle ricette elettroniche, dai servizi di autoanalisi ai tamponi rapidi, fino ai servizi di telemedicina.

Ma quali sono gli obblighi delle farmacie in materia di privacy? E cosa rischia il titolare in caso di errori?

Quali dati tratta una farmacia?

Le farmacie trattano, per loro stessa natura, dati personali (nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, ecc.) e soprattutto dati particolari (quelli relativi alla salute) che il GDPR tutela in modo ancora più rigoroso. Alcuni esempi:

Ricette elettroniche/farmaci con prescrizione;

Documentazione per la detrazione fiscale;

Prenotazioni per tamponi, vaccini o altri servizi;

Dati raccolti per test diagnostici o servizi di telemedicina.

Gli obblighi principali

1. Informativa privacy:
Il farmacista deve fornire un’informativa chiara e aggiornata, visibile in farmacia e consegnata al cliente, che spieghi perché e come vengono trattati i dati.

2. Consenso:
Non sempre serve il consenso scritto: il trattamento dei dati sanitari è spesso necessario per obbligo di legge o per erogare il servizio richiesto. Serve invece il consenso per attività di marketing, promozioni o fidelity card.

3. Conservazione sicura dei dati:
Cartelle, ricette, registri devono essere conservati in modo da garantire la riservatezza. Anche i PC e i software gestionali vanno protetti da password e aggiornati.

4. Accesso controllato:
Solo il personale autorizzato può vedere dati e ricette dei clienti. Va evitato che chiunque possa leggere documenti lasciati su banconi, stampanti o schermi visibili al pubblico.

5. Adempimenti documentali:
La farmacia deve avere il registro dei trattamenti (anche in formato digitale), procedure scritte per la gestione della privacy, e – se impiega più di 250 dipendenti o tratta dati “a rischio” – la valutazione d’impatto (DPIA).

6. Gestione delle richieste dei clienti:
Il paziente ha diritto di accedere ai propri dati, chiederne la correzione o la cancellazione, e anche opporsi a trattamenti non obbligatori.

Attenzione alle situazioni critiche

Ricette lasciate sul bancone o in vista di altri clienti: vietato!

Comunicare informazioni sanitarie a terzi (parenti, amici) senza delega: rischioso.

Invio di promozioni via SMS/email senza consenso esplicito: può costare caro (sanzioni fino a 20.000 euro).

Colloqui “sensibili” (ad esempio richieste di farmaci particolari): meglio garantire privacy, anche solo con un po’ di riservatezza in più (es. chiamare i clienti a bassa voce, evitare che altre persone ascoltino).

Cosa rischia la farmacia?

In caso di violazione della privacy, il titolare rischia:

Sanzioni amministrative (dal Garante Privacy, fino a milioni di euro nei casi più gravi);

Risarcimento del danno a favore dell’interessato;

Danni reputazionali (fiducia dei clienti).

Mini vademecum per il farmacista

Esporre sempre l’informativa privacy e aggiornarla se cambia qualcosa.

Conservare documenti e ricette in modo sicuro (niente dati in bella vista).

Limitare l’accesso ai dati solo al personale autorizzato.

Non parlare di questioni sanitarie davanti ad altri clienti.

Chiedere il consenso per marketing o promozioni.

Rispondere rapidamente alle richieste dei clienti sui loro dati.

Tenere aggiornato il registro dei trattamenti.

Formare il personale (anche con semplici istruzioni pratiche).

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Hai detto:

voglio integrare con tutto. perchè parli di ricette cartacee ce ne sonoa cnora?

ChatGPT ha detto:

Ottima osservazione! In effetti, oggi la maggior parte delle prescrizioni mediche in Italia sono ricette elettroniche (dematerializzate), ma le ricette cartacee esistono ancora, anche se in misura molto minore, in alcuni casi particolari.
Ecco i casi principali in cui si possono ancora trovare ricette cartacee:

Ricette rosse SSN: per alcune categorie di farmaci o per ricette ripetibili/non ripetibili, in caso di malfunzionamento del sistema elettronico.

Ricette per farmaci stupefacenti o psicotropi: in questi casi si usa ancora la prescrizione cartacea, su ricettario specifico.

Prescrizioni veterinarie: non tutte sono dematerializzate.

Prescrizioni fuori regione o in caso di esenzioni particolari.

Per questo, nelle linee guida privacy si parla ancora di corretta gestione sia delle ricette elettroniche sia di eventuali supporti cartacei.

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Privacy nelle Farmacie: Obblighi, Rischi e Buone Pratiche

Le farmacie sono veri e propri centri di raccolta e gestione di dati personali e dati sulla salute. Tra ricette (elettroniche e cartacee), autoanalisi, tamponi, vaccini e servizi di telemedicina, ogni giorno passano da qui informazioni sensibili di migliaia di cittadini.
Ma cosa prevede il GDPR per il titolare di farmacia? Cosa bisogna fare per essere in regola?

1. Quali dati tratta la farmacia?

La farmacia tratta dati personali (nome, cognome, codice fiscale, telefono, indirizzo…) e dati particolari (stato di salute, terapie, esenzioni).
Le fonti principali sono:

Ricette elettroniche (dematerializzate)

Ricette cartacee (ancora presenti in casi specifici: farmaci stupefacenti, malfunzionamenti SOGEI, prescrizioni veterinarie, prescrizioni speciali)

Prenotazioni per servizi (tamponi, autoanalisi, vaccini)

Dati raccolti per test diagnostici, telemedicina, dispositivi medici

Dati fiscali (fatture per detrazioni)

Dati per fidelity card, promozioni, newsletter

2. Riferimenti normativi principali

Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003 come modificato dal D. Lgs. 101/2018)

Linee guida del Garante Privacy (es. FAQ Garante su privacy e farmacie, Provvedimenti su ricette elettroniche e cartacee)

Norme di settore (es. DM 2 novembre 2011 su prescrizione stupefacenti, DPCM 14/11/2015 su ricetta elettronica, ecc.)

3. Obblighi pratici per la farmacia

a) Informativa privacy

Deve essere ben visibile in farmacia e fornita su richiesta, anche in forma digitale o cartacea.

Deve essere aggiornata, chiara e spiegare finalità e modalità del trattamento.

b) Registro dei trattamenti

Documento obbligatorio (può essere digitale), in cui annotare tutti i trattamenti dei dati: cosa, perché, come, per quanto tempo, chi accede.

c) Consenso

Non sempre necessario: per l’erogazione di prestazioni sanitarie il consenso non serve (art. 9 GDPR, art. 2-septies Codice Privacy), basta il presupposto giuridico (es. obbligo di legge, contratto, interesse pubblico).

Obbligatorio invece per promozioni, newsletter, fidelity card o marketing.

d) Sicurezza e riservatezza

Proteggere i dati: password robuste, antivirus aggiornati, backup sicuri.

Schermi dei PC e documenti non devono essere visibili a estranei.

Distruggere in modo sicuro i documenti cartacei con dati personali (tritatutto o servizi specializzati).

e) Formazione e autorizzazioni

Solo il personale autorizzato può accedere ai dati.

Tutti i collaboratori devono essere istruiti sulla privacy (meglio se con breve modulo firmato).

f) Gestione delle richieste degli interessati

Il cliente può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione dei propri dati, e anche opporsi a trattamenti non obbligatori.

Rispondere entro 30 giorni.

g) Conservazione e smaltimento delle ricette

Ricette elettroniche: conservate secondo la normativa (consultabili tramite SOGEI).

Ricette cartacee: conservare secondo tempi di legge e smaltire in modo sicuro.

4. Esempi pratici di errori da evitare

Lasciare ricette o referti in vista sul bancone

Parlare di terapie davanti ad altri clienti

Inviare messaggi promozionali senza consenso scritto

Permettere l’accesso ai dati a personale non autorizzato

Non aggiornare l’informativa privacy quando cambia qualcosa (ad esempio per nuovi servizi)

5. Sanzioni e rischi

Sanzioni amministrative: dal Garante fino a 20 milioni o 4% del fatturato (per i grandi gruppi), ma anche sanzioni minori per farmacie singole.

Danno d’immagine e perdita di fiducia.

Risarcimento danni agli interessati.

Mini vademecum per il farmacista

Esporre sempre l’informativa privacy aggiornata e accessibile.

Conservare documenti e ricette in modo sicuro: niente dati in vista.

Limitare l’accesso ai dati al solo personale autorizzato (meglio con credenziali individuali).

Non discutere questioni sanitarie in presenza di altri clienti.

Chiedere sempre il consenso per attività di marketing, newsletter o fidelity card.

Rispondere in modo tempestivo alle richieste di accesso, rettifica o cancellazione dati dei clienti.

Tenere aggiornato il registro dei trattamenti.

Formare periodicamente il personale e tenerne traccia.

Smaltire correttamente documenti cartacei contenenti dati sensibili.